O papel do framework 5X da CW1 na efficiência hospitalar

Dr. Pedro Stark

Navegar desafios de gestão hospitalar: Aplicando o framework 5X da CW1 para eficiência operacional e redução de custos intra-hospitalares

Administradores hospitalares devem ir mais além na mitigação de riscos de forma a alcançar oportunidades únicas no caminho de optimização hospitalar. Portuguesa.

“Aumentar a optimização hospitalar e a padronização de prácticas hospitalares é uma das prioridades dos corpos legislativos dos países europeus”

O rolo de cada administrador hospitalar é optimizar a performance do seu hospital para garantir que o mesmo conduz uma activiadade ético-sustentável.

Nos países nórdicos o mesmo rolo está a desaparecer. 

Devido à evolução do sistema e alto nível de digitalização, hospitais Suecos e Noruegueses evoluíram para um modelo onde o corpo legislativo local em conjunto com os ministérios da saúde ditam maior parte das normas dentro dos hospitais públicos localizados numa determinada região. As vantagens?

• Maior proximidade dos problemas da população local. 

• Maior uniformidade de práticas dentro de várias unidades de prestação de cuidados de saúde primários

• Maior proximidade com corpos regulativos, aumentando o nível de Compliance

• Melhor rotatividade de médicos entre diversas unidades criando oportunidades de maximização de diversos departamentos e resposta ao problema de falta de médicos.  

No entanto nem todos os sistemas são perfeitos, e entre diversos problemas, como por exemplo a centralização de poder excessiva, práticas influenciadas por políticas externas à saúde, redução de programas orçamentais e aumento da pressão de horários dos profissionais de saúde, estão a incrementar os tempos de espera por consultas ou urgências dentro da unidades de cuidados primários, levando ultimamente à insatisfação do paciente e à redução de performance de hospitais dentro de sistemas complexos. 

É importante elaborar planos de risco e respostas para abordar eventos imprevisíveis tais como uma pandemia. Mas, mesmo enquanto os mesmos planos melhoram a sua resiliência face a choques e mudança súbita de paradigmas, os corpos legislativos locais deveriam concentrar-se nas oportunidades de criação de valor ajustado ao risco e ultimamente a satisfação do paciente. O mesmo não tem acontecido no panorama pós-pandémico em todos os países europeus. 

O problema da imprevisibilidade da saúde e o papel dos hospitais no mercado da saúde estende-se a toda a Europa. Na Alemanha, após drásticos cortes no orçamento para a saúde, foi introduzida pelo ministro da saúde Prof. Karl Lauterbach, uma reforma hospitalar que tem levado 32% (CW1 research center, Maj 2023) dos administradores hospitalares a ponderar se o seu hospital consegue sobreviver até 2030. No Reino Unido, o uso descontrolado de médicos subcontractados levou os hospitais de pequena dimensão a pedir reforços orçamentais ou a fechar devido à gestão externa hospitalar. Em Portugal, maioria dos hospitais públicos lidam com um passivo excessivo enquanto tentam combater a falta de médicos, com gastos extraordinários com médicos subcontractados. A legislação e pressão da regulamentação imposta pelo ministério da Saúde, Entidade Reguladora da saúde levam administradores hospitalares a desempenharem um papel vital na sobrevivência dos seus hospitais, bem como a uma gestão de risco. Os mesmos têm de forma sistemática de controlar as operações hospitalares e estratégia a longo prazo entre diversas áreas operacionais (fig1). Estas incluem não só estratégia, mas também eficiência de operações, sustentabilidade financeira, eficácia de recursos humanos, tempos de espera e qualidade de atendimento ao paciente, medical affairs e políticas de regulamentação hospitalar.

Fig(1)

Neste artigo, iremos explorar como o Framework 5X da CW1 pode ajudar hospitais e administradores hospitalares a salvaguardar as operações internas bem como estabelecer objectivos de redução de orçamento criando simultaneamente oportunidades de crescimento e posicionamento estratégico.

Diagnóstico Hospitalar: Identificando Barreiras e Oportunidades na Gestão Operacional

A gestão hospitalar em Portugal está sob pressão, operando num cenário marcado por limitações financeiras, escassez de pessoal médico e leis regulatórias cada vez mais rigorosas. Embora se fale muito em renovar o Serviço Nacional de Saúde (SNS), os hospitais continuam a enfrentar barreiras estruturais e tecnológicas que dificultam a entrega de cuidados de saúde com qualidade.

Cerca de 2.700 vagas de profissionais médicos permanecem em aberto, sobrecarregando os médicos em exercício e prejudicando a experiência do paciente. Adicionalmente, o peso de dívidas operacionais, que somam mais de 1 bilião de euros, expõem os gestores hospitalares a desafios complicados e restritos por um ambiente regulatório rigoroso que desvia recursos significativos para atender a requisitos administrativos (Público, 2023; Diário de Notícias, 2023).

Apesar das iniciativas recentes, os resultados têm sido limitados. A falta de médicos é acentuada e paralelamente, os elevados níveis de dívida média por hospital (€50 milhões) restringem a capacidade de inovação e manutenção de serviços críticos. Os tempos de espera para cirurgias electivas, frequentemente superiores a seis meses, resultam em insatisfação crescente dos pacientes e deterioração da saúde em alguns casos (Relatório da Comissão Europeia, 2022).

Como é que administradores podem enfrentar estas barreiras para optimisar os seus hospitais e alcançar sustentabilidade financeira levando a um incremento dos cuidados aos pacientes?

Aplicando o Framework 5X para Optimização e Sustentabilidade

O que é o Framework 5X da CW1?

O Framework 5X é uma ferramenta desenhada para orientar administradores hospitalares no desenho de prioridades estratégicas e na execução de ações concretas para optimizar os custos do hospital. O mesmo framework baseia-se em cinco vetores principais: Inteligência de Mercado, Diagnósticos de Performance, Maximização de Oportunidades, Impacto na jornada do Paciente e Eficácia de receita e operações. (fig2). Cada componente oferece direcções práticas que ajudam as instituições a navegar os seus desafios específicos.

Como pode o CW1 5X Framework ser implementado de forma eficaz nos hospitais portugueses para superar estas barreiras e melhorar a eficiência operacional e a sustentabilidade?

A implementação prática do CW1 5X Framework orienta as instituições a libertarem-se de prácticas tradicionais que não acompanham a evolução das exigências do sector hospitalar. Além disso, a complexidade regulatória frequentemente usa recursos financeiros que podem ser reutilizados na melhoria dos cuidados diretos ao paciente. 

• Para responder às demandas locais, os hospitais devem utilizar a Inteligência de Mercado para identificar os principais dados do hospital. Por exemplo, análises detalhadas das características demográficas e epidemiológicas da população, gastos com aprovisionamento de productos e serviços, gastos com médicos subcontractados e outros dão uma visão geral dos problemas do hospital e estabelecem as bases para estabelecer objectivos e indicadores-chave de performance. 

• No Segundo modulo, Diagnóstico de desempenho – é necessário detectar as métricas que identifiquem as ineficiências orçamentais com mais impacto no orçamento bruto anual. Estas ineficiências são as mesmas em que deve ser aplicada as oportunidades de maximização. Por exemplo, redução mensal de 10% com tempos de espera em cirurgias elegíveis, ou redução mensal de 2,5% com gastos com médicos subcontractados, ou até incremento de 5% com uso de camas e consequentemente redução em 4% do tempo de preparação e desinfecção de camas, etc. 

• O terceiro modulo recolhe os pontos definidos no modulo de diagnóstico e tenta maximizar os mesmos objectivos. Se for possível reduzir mensamente 2% em gastos de médicos subcontractados, é possível reduzir mensalmente 4%? Este módulo tenta maximizar os objectos que resultam em receita anual para o hospital independemente do pagamento de GDHs.

• O quarto módulo avalia o quanto as acções tomadas causaram impacto na qualidade de serviço ao paciente. Estas podem ser feitas através de medição de tempos de internamento para pacientes internados ou de uma forma mais leviana através de questionários de avaliação da qualidade de serviço. Estes questionários estão disponíveis através da CW1 Intelligence Center para hospitais aderentes. 

• Por fim o quinto módulo insere a componente temporal, e foca-se em como as medidas implementadas irão afectar a performance e planeamento do hospital no espaço de 5 anos. 

Através da implementação do Framework 5X da CW1, os hospitais portugueses poderão transformar desafios em oportunidades, criando organizações mais resilientes, eficientes e sustentáveis. Este modelo fornece o caminho para uma gestão hospitalar que equilibra custos com impacto positivo para pacientes e profissionais, mas o mesmo está testado e comprovado?

Transformação Hospitalar: Gestão de Risco para Resultados Sustentáveis

A pergunta mais imediata que se extrai deste artigo é se o mesmo framework foi testado, e a CW1 tem o prazer de dar uma resposta afirmativa com 3 casos:

Um hospital sueco, reconhecido pela excelência em saúde, conseguiu optimizar os seus indicadores estratégicos e reduzir custos com médicos subcontractados, ao identificar barreiras específicas nos ciclos de colocação de pessoal médico. O hospital conseguiu uma redução de 12% em 6 meses nos gastos com médicos subcontractados e aumentou o volume de cirurgias em 8%. A aplicação de análises predictivas permitiu calcular impactos financeiros e operacionais, demonstrando como pequenas mudanças podem impulsionar grandes melhorias. 

O segundo hospital sueco focou-se na redução de tempos de espera e transições de cuidado primários entre internados e pacientes ambulantes. Um estudo detalhado dos fluxos de pacientes e médicos revelou falhas no atendimento ambulatorial e nos processos de alta. Com a introdução de ferramentas de controlo e agendamento em tempo real, o hospital reduziu os tempos de espera em 12% nos primeiros seis meses e atingiu 92% de conformidade com agendamentos de acompanhamento automatizados. O impacto foi imediato, com uma melhoria de 15% na satisfação dos pacientes e maior eficiência operacional. 

O terceiro caso – Hospital Norueguês - tentou alinhar melhorias operacionais às metas financeiras internas a longo prazo. O foco inicial foi a optimização de aquisições, com um objetivo de reduzir custos em categorias de alto volume, como suprimentos médicos. Nos primeiros seis meses, a instituição alcançou uma economia de €400 mil e aumentou sua pontuação de Compliance em 3%, desbloqueando um maior valor bruto processado (GPV) proveniente de reembolsos de seguros. Além disso, iniciou projetos sustentáveis, como parcerias com provedores de telemedicina, projetando €1,2 milhões em economias ao longo de cinco anos.

Estes casos destacam como a implementação do Framework 5X e a colaboração com a CW1 permitem transformar desafios em oportunidades, ao alinhar estratégias de redução de risco com iniciativas de criação de valor. Os hospitais conseguiram optimizar recursos, melhorar a experiência do paciente e fortalecer a sustentabilidade financeira, ao identificar lacunas e implementar mudanças eficazes. A aplicação prática do Framework 5X em diferentes contextos nórdicos demonstra a sua flexibilidade e eficácia. A implementação nestes hospitais serão as bases da missão da CW1 em Portugal, onde desafios similares exigem acções inovadoras, permitindo aos hospitais públicos que transformem riscos em resultados sustentáveis, liderando o caminho para operações mais resilientes e centradas no paciente.