Varför Accountability 360 inom Sjukvårdsfakturering är Viktigt?

 

På CW1 möjliggör Accountability 360, med ett strategiskt tillvägagångssätt som involverar tydliga policyer, teknik, utbildning, samarbete och kontinuerlig förbättring, att vårdgivare kan upprätthålla ekonomisk stabilitet, regelefterlevnad och kvalitativ vård.

 

Att hantera intäktscykeln kan vara en ständig uppförsbacke för vårdgivare. En effektiv strategi för att öka intäktsinfångningen är en process som kallas Accountability 360. Denna metod innebär en grundlig granskning av patientkonton med nollsaldo hos försäkringsbolag för att bekräfta att vårdgivaren har fått rätt och full betalning för de utförda tjänsterna.

 

Genom att implementera Accountability 360 kan vårdgivare identifiera eventuella fall där de kan ha blivit underbetalda, där faktureringfel har uppstått eller där krav har avslagits på felaktiga grunder. Med denna information kan vårdgivarna sedan vidta nödvändiga åtgärder för att lösa dessa problem och säkerställa att de får rätt ersättning för den vård de har levererat.

 

Accountability 360 fungerar som ett väsentligt skyddsnät och hjälper vårdorganisationer att maximera sina intäkter samtidigt som de upprätthåller ekonomisk integritet och regelefterlevnad. Genom att göra detta till en regelbunden del av sin intäktscykelhantering kan vårdgivare effektivisera sina faktureringprocesser, minimera intäktsläckage och i slutändan förbättra sin totala ekonomiska prestation.

 

Den ekonomiska bördan av underbetalningar och avvisade krav

 

Många vårdgivare står inför ett bekymmersamt problem: avsevärda ekonomiska förluster varje år på grund av underbetalningar och felaktigt avvisade krav. Siffrorna är ganska alarmerande. En ny studie av Advisory Board visade att cirka 25% av de icke-vinstdrivande sjukhusen i USA går med förlust, med negativa marginaler.

 

Dessutom avslöjade en rapport från American Hospital Association (AHA) att sjukhus över hela nationen tillhandahöll enorma 41,6 miljarder dollar i oersättlig vård 2020. Denna siffra betonar den avsevärda ekonomiska bördan för vårdorganisationer. För att hantera dessa påfrestningar och minska ekonomiska förluster från underbetalningar, avvisade krav eller missade avgifter är det viktigt att vårdgivare implementerar starka processer. Dessa processer bör säkerställa att de får lämplig ersättning för de tjänster de tillhandahåller.

 

Utan sådana åtgärder riskerar vårdorganisationer att gå miste om avsevärda intäkter, vilket kan påverka deras förmåga att verka effektivt och erbjuda högkvalitativ vård till sina patienter.

 

Vikten av Accountability 360 kan inte sägas nog, då sjukvårdsbranschen står inför enorma statistik:

 

• Enligt en undersökning av Healthcare Financial Management Association (HFMA) ligger den genomsnittliga avvisningsgraden för sjukhus runt 10-15% av totalt inskickade krav.

 

• En studie av Crowe Horwath visade att upp till 1% av nettointäkterna från patientservice går förlorade på grund av läckage i debiteringsintegriteten, vilket kan åtgärdas genom intäktscykelanalys.

 

• Forskning av Advisory Board Company antyder att vårdorganisationer potentiellt kan öka sina intäkter med 3-5% genom att optimera sina processer för intäktscykelhantering.

 

• En rapport från Black Book Research anger att cirka 80% av medicinska räkningar innehåller fel, vilket kostar det amerikanska sjukvårdssystemet cirka 210 miljarder dollar årligen.

 

Fördelarna med Accountability 360

 

1. Intäktsåterhämtning

 

Accountability 360 hjälper vårdgivare att återvinna förlorade intäkter från underbetalningar, kodningsfel och faktureringsdiskrepanser. Branschexperter uppskattar att sjukhus kan återvinna upp till 3% av nettointäkterna från patienter genom effektiv implementering av denna process. Genom att noggrant granska försäkringskonton med nollsaldo kan vårdgivare identifiera och korrigera fall av underbetalning eller felaktigt avvisade krav och säkerställa att de får lämplig ersättning för utförda tjänster.

 

2. Förebyggande av avvisningar  

 

Genom att analysera konton med Accountability 360 kan vårdgivare identifiera mönster och bakomliggande orsaker till avvisade krav. De kan sedan implementera korrigerande åtgärder för att förhindra framtida avvisningar. Med en genomsnittlig avvisningsgrad för sjukvårdskrav på 5-10% minimerar detta proaktiva angreppssätt betydande intäktsläckage.

 

3. Regelefterlevnad och beredskap för revision

 

Accountability 360 hjälper vårdorganisationer att upprätthålla efterlevnad av avtalsvillkor med betalare, kodningsriktlinjer och föreskrifter. Genom att hålla noggranna och uppdaterade register genom denna process är vårdgivarna bättre förberedda för revisioner och kan minimera risker för sanktioner eller böter för bristande efterlevnad.

 

4. Processförbättring  

 

Insikterna från Accountability 360 kan informera processförbättringar och personalutbildning för mer effektiv och korrekt fakturering. Vårdorganisationer som prioriterar initiativ för intäktscykelhantering som detta upplever i genomsnitt 10% förbättring av kassaflödet.

 

Implementera en effektiv Accountability 360-process

 

För att maximera fördelarna med Accountability 360 bör vårdorganisationer överväga följande bästa praxis:

 

1. Upprätta tydliga policyer och procedurer: Utveckla omfattande riktlinjer som beskriver omfattningen, frekvensen och metodiken för Accountability 360 för att säkerställa konsekvens och ansvarstagande i hela organisationen.

 

Omfattning:

Accountability 360-processen ska omfatta alla konton, inklusive:

• Driftkonton
• Lönekonton  
• Kundfordringar
• Leverantörsskulder
• Kreditkortskonton
• Kontantförskottskonton
• Investeringskonton
• Eventuella andra konton som innehas av organisationen

 

Frekvens

 

Accountability 360 ska genomföras månadsvis enligt följande schema:

 

• Driftkonton: Granskas inom 5 arbetsdagar efter månadsslutet.
• Lönekonton: Granskas inom 3 arbetsdagar efter varje lönecykel. 
• Kundfordringar/leverantörsskulder: Granskas inom 10 arbetsdagar efter månadsslutet.
• Kreditkortskonton: Granskas inom 7 arbetsdagar efter aviseringsdatum.
• Kontantförskottskonton: Granskas inom 5 arbetsdagar efter månadsslutet.
• Investeringskonton: Granskas inom 10 arbetsdagar efter kvartalsslutet.

 

Metodik  

 

Förberedelse

 

1. Ekonomiavdelningen ska sammanställa alla kontoutdrag, transaktionsrapporter och underlag för granskningsperioden.
2. Eventuella kända avvikelser eller utestående poster ska identifieras och dokumenteras.

 

Granskningsprocess

 

1. Stäm av alla transaktioner mot motsvarande underlag (fakturor, kvitton, avtal etc.).
2. Kontrollera att transaktionsbelopp, datum och beskrivningar är korrekta.
3. Identifiera eventuella saknade transaktioner eller dokumentation.  
4. Undersök och lös eventuella avvikelser eller utestående saldon.
5. Dokumentera alla fynd, lösningar och åtgärdspunkter.

 

Rapportering

 

1. Förbered en omfattande rapport som sammanfattar granskningsfynden, inklusive:

• Granskade konton
• Identifierade avvikelser  
• Implementerade lösningar
• Utestående poster som kräver ytterligare åtgärd

2. Rapporten ska granskas och godkännas av ekonomichefen eller controllern.  
3. Distribuera rapporten till berörda intressenter (t.ex. avdelningschefer, ledning) för transparens och ansvarstagande.

 

Ansvarstagande

 

1. Ekonomiavdelningen ska ansvara för att genomföra Accountability 360-processen och säkerställa att den slutförs i tid.
2. Avdelningschefer och kontoinnehavare ska ansvara för att tillhandahålla nödvändig dokumentation och lösa eventuella avvikelser eller utestående poster relaterade till deras respektive konton.  
3. Ekonomichefen eller controllern ska övervaka den övergripande processen, granska rapporterna och eskalera eventuella större problem till lämplig ledningsnivå.

 

Dokumentation och arkivering

 

1. Alla granskningsfynd, lösningar och underlag ska sparas i minst 7 år för revisions- och efterlevnadsändamål.
2. Elektroniska handlingar ska lagras säkert och regelbundet säkerhetskopieras.
3. Fysiska handlingar ska förvaras på en säker plats med begränsad åtkomst.

 

Kontinuerlig förbättring  

 

1. Accountability 360-processen ska regelbundet ses över och uppdateras för att införliva bästa praxis och åtgärda eventuella identifierade luckor eller ineffektiviteter.
2. Feedback från intressenter ska inhämtas och beaktas för processförbättringar.
3. Eventuella ändringar i processen ska kommuniceras till alla berörda parter och dokumenteras i riktlinjerna.

 

2. Dra nytta av teknik och automatisering: Implementera avancerade lösningar för intäktscykelhantering som kan automatisera Accountability 360-processen, effektivisera arbetsflöden och förbättra noggrannhet och effektivitet.  

 

Automatisk kontoavstämning

 

Implementera en RCM-plattform med robusta möjligheter för kontoavstämning som automatiskt kan:

 

1. Hämta transaktioner: Anslut säkert till alla bankkonton, kreditkortskonton och andra ekonomisystem för att hämta transaktionsdata i realtid.
2. Matcha transaktioner: Använd intelligenta matchningsalgoritmer och maskininlärning för att automatiskt matcha transaktioner mot fakturor, inköpsordrar, avtal och annan underliggande dokumentation.
3. Identifiera avvikelser: Markera eventuella omatchade transaktioner, dubbletter eller avvikelser mellan transaktionsbelopp och underliggande dokumentation.
4. Stämma av konton: Stäm av kontosaldon genom att verifiera att alla transaktioner har bokförts och matchats korrekt, utan utestående eller olösta poster.

 

Arbetsflödesautomatisering

 

Implementera funktioner för arbetsflödesautomatisering inom RCM-lösningen för att effektivisera Accountability 360-processen:

 

1. Uppgiftstilldelning: Tilldela automatiskt uppgifter och åtgärdspunkter till relevanta teammedlemmar eller avdelningar baserat på fördefinierade regler och ansvarsområden.
2. Aviseringar och påminnelser: Konfigurera automatiska aviseringar och påminnelser till teammedlemmar för att säkerställa att avvikelser och utestående poster hanteras i tid.
3. Godkännandeflöden: Konfigurera godkännandeflöden för granskningsfynd, lösningar och rapporter för att säkerställa korrekt övervakning och ansvarstagande.
4. Granskningsspår: Upprätthåll omfattande granskningsspår över alla vidtagna åtgärder, gjorda ändringar och beviljade godkännanden i systemet.

 

Rapportering och analys

 

Dra nytta av RCM-lösningens rapporterings- och analyskapacitet för att få insikter och förbättra Accountability 360-processen:

 

1. Anpassningsbara rapporter: Generera anpassade rapporter skräddarsydda för organisationens specifika krav, inklusive sammanfattningar av kontoavstämningar, detaljer om avvikelser och status för åtgärdspunkter.
2. Realtidsdashboards: Få tillgång till realtidsdashboards och visualiseringar för att övervaka förloppet av Accountability 360-processen, identifiera flaskhalsar och spåra nyckeltal (KPI).
3. Trendanalys: Analysera historiska data för att identifiera mönster, trender och förbättringsområden i Accountability 360-processen.
4. Undantagsrapportering: Konfigurera undantagsrapporter för att lyfta fram konton eller transaktioner som kräver omedelbar uppmärksamhet eller åtgärd.

 

Integration och datahantering 

 

Säkerställ smidig integration och datahantering inom RCM-lösningen:

 

1. Systemintegration

 Integrera RCM-lösningen med befintliga ekonomisystem, affärssystem (ERP) och andra relevanta applikationer för att säkerställa datakonsistens och eliminera manuell datainmatning.

 

2. Datasäkerhet
  Implementera robusta datasäkerhetsåtgärder, inklusive kryptering, åtkomstkontroller och granskning, för att skydda känslig ekonomisk information.

 

3. Databackup och återställning
  Upprätta pålitliga rutiner för databackup och återställning för att skydda mot dataförlust eller korruption.  

 

4. Datastyrning
  Utveckla och tillämpa policyer och rutiner för datastyrning för att upprätthålla dataintegriteten, noggrannheten och efterlevnaden av relevanta föreskrifter.

 

3. Prioritera högvärdesräkningar: Fokusera på konton med högre ersättningspotential eller de med högre sannolikhet för underbetalningar eller avvisningar för att säkerställa att resurserna allokeras effektivt.

 

Identifiera högprioriterade konton

 

1. Analys av ersättningspotential

• Analysera historiska data för att identifiera konton eller betalare med högst ersättningspotential baserat på faktorer som ärendemängd, ersättningsnivåer och betalningsvanor.
• Prioritera konton med betydande intäktsbidrag eller de med potential för ökade ersättningar genom förbättrade faktureringspraxis eller avtalsförhandlingar.

 

2. Riskbedömning för underbetalningar och avvisningar  

• Utvärdera konton eller betalare med historik av underbetalningar, avvisningar eller försenade betalningar.
• Identifiera vanliga orsaker till underbetalningar eller avvisningar, som kodningsfel, bristande dokumentation eller bristande efterlevnad av betalarnas policyer.
• Prioritera konton med högre sannolikhet för underbetalningar eller avvisningar baserat på denna riskbedömning.

 

3. Analys av betalaravtal

• Granska betalaravtal för att identifiera konton med komplexa ersättningsregler, stränga dokumentationskrav eller potential för avtalsmeningsskiljaktigheter.  
• Prioritera konton med invecklade avtalsvillkor eller de med högre potential för ersättningsdiskrepanser.

 

Fokuserade granskningsstrategier

 

1. Dedikerade granskningsteam:

• Tilldela dedikerade granskningsteam eller specialister för att hantera högprioriterade konton för att säkerställa att dessa konton får fokuserad uppmärksamhet och expertis.
• Tillhandahåll specialiserad utbildning och resurser till dessa team för att effektivt hantera komplexa ersättningsscenarier och betalarspecifika krav.

 

2. Förbättrad dokumentation och granskningsspår:

• Implementera rigorösa processer för dokumentation och granskningsspår för högprioriterade konton, där detaljerad information om transaktioner, avvikelser, lösningar och kommunikation med betalare fångas upp.
• Upprätthåll omfattande register för att stödja överklaganden, avtalsförhandlingar eller rättsliga förfaranden vid behov.

 

3. Proaktivt betalarengagemang:

• Upprätta proaktiva kommunikationskanaler med betalare för högprioriterade konton för att hantera potentiella problem eller avvikelser innan de eskalerar.
• Samarbeta med betalare för att lösa underbetalningar, avvisningar eller avtalsmeningsskiljaktigheter på ett tidigt och effektivt sätt.

 

4. Kontinuerlig övervakning och rapportering:

• Implementera robusta övervaknings- och rapporteringsmekanismer för högprioriterade konton, där nyckeltal (KPI) som ersättningsnivåer, avvisningsgrader och betalningstider spåras.
• Granska och analysera regelbundet dessa rapporter för att identifiera förbättringsområden och vidta korrigerande åtgärder vid behov.

 

4. Samarbeta med betalare: Upprätthåll öppna kommunikationskanaler med betalare och delta aktivt i betalarforum eller rådgivande grupper för att hålla dig informerad om förändringar i policyer och föreskrifter som kan påverka ersättningen.

 

Betalarsamarbete

 

1. Upprätta kommunikationskanaler:

• Identifiera nyckelkontakter inom betalarorganisationer, inklusive representanter för leverantörsrelationer, ersättningsspecialister och beslutsfattare för policyer.
• Planera in regelbundna möten eller telefonkonferenser för att diskutera ersättningsrelaterade frågor, policyuppdateringar och potentiella förbättringsområden.

 

2. Delta i betalarrådgivande grupper:

• Sök möjligheter att gå med i betalarrådgivande grupper eller kommittéer som ger input om ersättningspolicyer, kodningsriktlinjer och ärendehanteringsrutiner.
• Bidra aktivt till dessa grupper genom att dela insikter, bästa praxis och feedback utifrån organisationens perspektiv.

 

3. Samarbeta om pilotprogram:

• Engagera dig med betalare för att delta i pilotprogram eller initiativ som syftar till att effektivisera ersättningsprocesser, testa ny teknik eller implementera alternativa betalningsmodeller.
• Tillhandahåll värdefull feedback och data för att hjälpa till att utforma dessa program och säkerställa att de överensstämmer med organisationens behov och mål.

 

4. Hantera ersättningsutmaningar:

• Upprätthåll öppna kommunikationsvägar med betalare för att hantera specifika ersättningsutmaningar, som underbetalningar, avvisningar eller avtalsmeningsskiljaktigheter.
• Samarbeta med betalare för att lösa problem, klargöra policyer och identifiera möjligheter till processförbättringar.

 

Branschengagemang

 

1. Delta i yrkesföreningar

• Gå med i relevanta yrkesföreningar eller branschgrupper, som föreningar för ekonomisk sjukvårdshantering, organisationer för intäktscykelhantering eller föreningar för kodning och fakturering.
• Delta på konferenser, seminarier och nätverksarrangemang för att hålla dig uppdaterad om bransch trender, regleringsändringar och bästa praxis relaterade till ersättning och intäktscykelhantering.

 

2. Bidra till branschpublikationer

• Dela insikter, fallstudier och framgångshistorier genom att bidra med artiklar eller tankeledande inlägg till branschpublikationer eller onlineforum.
• Engagera dig i diskussioner och kunskapsdelningsplattformar för att lära av kollegor och branschexperter.

 

3. Övervaka regleringar och lagstiftningsuppdateringar

• Håll dig informerad om regleringar och lagstiftningsändringar som kan påverka ersättningspolicyer, kodningsriktlinjer eller efterlevnadskrav.
• Delta i påverkansarbete eller tillhandahåll feedback till beslutsfattare och tillsynsmyndigheter för att företräda organisationens intressen.

 

4. Samarbeta med branschpartners

• Upprätta partnerskap eller samarbeten med branschpartners, som teknikleverantörer, konsultföretag eller akademiska institutioner, för att utforska innovativa lösningar, bedriva forskning eller pilottesta ny teknik relaterad till intäktscykelhantering och ersättningsoptimering.

 

5. Kontinuerlig övervakning och förbättring: Övervaka och analysera regelbundet resultaten av Accountability 360, identifiera trender och förbättringsområden samt implementera korrigerande åtgärder vid behov.

 

Övervakning och dataanalys

 

1. Nyckeltal (KPI):

Upprätta en uppsättning relevanta nyckeltal för att mäta prestandan och effektiviteten hos Accountability 360-processen, såsom:

• Procentandel konton som avstämts inom målsatta tidsramar
• Antal och värde av identifierade avvikelser
• Tid för att lösa avvikelser
• Noggrannhetsgrader för kontoavstämningar
• Kostnad och resursanvändning för granskningsprocessen

 

2. Datainsamling och rapportering:

• Implementera ett centraliserat system för datainsamling och rapportering för att samla in och konsolidera data från olika källor, inklusive ekonomisystem, lösningar för intäktscykelhantering och manuella processer.
• Generera regelbundna rapporter och dashboards som ger insikter om nyckeltalen och lyfter fram områden av oro eller möjligheter till förbättring.

 

3. Trendanalys:

• Analysera historiska data och trender för att identifiera mönster, återkommande problem eller systematiska problem som kan påverka Accountability 360-processen.
•  Undersök rotorsakerna till identifierade trender och utveckla strategier för att proaktivt hantera dem.

 

4. Benchmarking:
• Delta i branschbenchmarkinginitiativ eller samarbeta med liknande organisationer för att jämföra prestandamått och identifiera bästa praxis.
• Dra nytta av benchmarkingdata för att sätta realistiska mål och målsättningar för kontinuerlig förbättring.

 

Förbättringsinitiativ

 

1. Processoptimering

• Baserat på övervaknings- och analysfynd, identifiera möjligheter att effektivisera eller optimera Accountability 360-processen.
• Implementera processförbättringar, såsom automatisering, arbetsflödesförbättringar eller justeringar av resursallokering, för att öka effektivitet och noggrannhet.

 

2. Utbildning och utveckling:

• Erbjud kontinuerlig utbildning och möjligheter till professionell utveckling för personal som är involverad i Accountability 360-processen.
• Säkerställ att teammedlemmarna är utrustade med den senaste kunskapen, färdigheterna och verktygen för att effektivt utföra sina roller.

 

3. Teknikförbättringar:

• Utvärdera och implementera ny teknik eller systemuppgraderingar som kan förbättra Accountability 360-processen, såsom avancerad analys, maskininlärning eller robotiserad processautomatisering.
• Samarbeta med teknikleverantörer eller interna IT-team för att identifiera och implementera lämpliga lösningar.

 

4. Intressentengagemang:

• Inhämta feedback och input från intressenter, inklusive avdelningschefer, kontoinnehavare och betalare, för att identifiera förbättringsområden och samla in insikter om potentiella lösningar.
• Involvera intressenter i beslutsfattande- och implementeringsprocesser för att säkerställa engagemang och stöd.

 

5. Kontinuerlig förbättringscykel:

• Upprätta en kontinuerlig förbättringscykel som involverar regelbunden övervakning, analys, implementering av korrigerande åtgärder och utvärdering av resultat.
• Skapa en kultur av kontinuerligt lärande och förbättring inom organisationen, och uppmuntra teammedlemmar att identifiera och föreslå möjligheter till optimering.

 

Detta banbrytande angreppssätt möjliggör för vårdgivare att upprätthålla ekonomisk stabilitet, regelefterlevnad och kvalitativ vård samtidigt som de navigerar komplexiteten i intäktscykelhanteringen. Genom att noggrant granska konton, analysera data och implementera bästa praxis kan organisationer identifiera intäktsläckage, effektivisera faktureringprocesser, säkerställa efterlevnad av föreskrifter och förbättra personalens kompetens. Att omfamna Accountability 360 framtidssäkrar verksamheten, driver förbättringar och stöder långsiktig hållbarhet i en ständigt föränderlig miljö.

 

Referenser

 

Advisory Board Study on Nonprofit Hospital Margins: https://www.advisoryboard.com/topics/finance/resources/2022/nonprofit-hospital-margins-hit-new-lows-in-2021

American Hospital Association (AHA) Report on Uncompensated Care: https://www.aha.org/fact-sheets/2022-01-12-fact-sheet-uncompensated-care-cost

Healthcare Financial Management Association (HFMA) Study on Revenue Recovery: https://www.hfma.org/topics/revenue-cycle/publication/revenue-cycle-strategist/2021/revenue-cycle-strategist-june-2021.html

Medical Group Management Association (MGMA) Report on Claim Denial Rates: https://www.mgma.com/resources/revenue-cycle/claim-denial-management

Healthcare Financial Management Association (HFMA) Survey on Revenue Cycle Management Initiatives: https://www.hfma.org/topics/revenue-cycle/publication/revenue-cycle-strategist/2022/revenue-cycle-strategist-april-2022.html